Incoterms to zbiór międzynarodowych reguł, które w skrócie odpowiadają na jedno konkretne pytanie: w którym momencie i w którym miejscu odpowiedzialność oraz koszty przechodzą ze sprzedającego na kupującego. Aktualna wersja z 2020 roku obowiązuje w większości kontraktów handlowych zawieranych dzisiaj. Dla firmy, która wysyła towar za granicę, to nie akademicka teoria, lecz konkretne pieniądze, ponieważ od wybranej reguły zależy, kto płaci za transport, kto za ubezpieczenie, kto organizuje odprawę celną i od kiedy odpowiada za uszkodzenie ładunku. Dobrze dobrana formuła upraszcza rozliczenie i kończy spory, zanim się zaczną.
Po co w ogóle stosuje się Incoterms
Bez wspólnego języka każda strona rozumie dostawę na swój sposób, zgodny z własnym interesem. Sprzedawca uważa, że jego rola kończy się przy bramie zakładu, a kupujący jest przekonany, że towar ma dojechać pod jego magazyn na koszt dostawcy. Reguły handlowe usuwają tę niejasność, przypisując każdej stronie dokładny zakres obowiązków oraz jeden punkt przejścia ryzyka. Dzięki temu z góry wiadomo, kto organizuje przewóz, kto ponosi jego koszt i od którego momentu odpowiada za ewentualne uszkodzenie lub zaginięcie. To fundament każdego dobrze ułożonego zlecenia eksportowego, a jednocześnie skrót, który zastępuje długie ustalenia w każdej ofercie. Wpisanie jednej reguły z konkretnym miejscem mówi doświadczonemu partnerowi więcej niż akapit opisu.
Grupy reguł i co je odróżnia
Reguły dzielą się na dwie grupy: te przeznaczone dla dowolnego środka transportu oraz te stosowane wyłącznie w transporcie morskim i wodnym śródlądowym. W praktyce w przewozach drogowych po Europie najczęściej spotkasz EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU oraz DDP. Różnią się przede wszystkim tym, jak daleko sięga obowiązek sprzedawcy i w którym punkcie kończy się jego odpowiedzialność. Przy regule EXW kupujący odbiera towar u sprzedawcy i bierze na siebie praktycznie wszystko, od załadunku po odprawy. Przy DDP to sprzedawca dostarcza towar pod wskazany adres z opłaconym cłem i podatkami, ponosząc maksimum obowiązków. Pozostałe reguły rozkładają zadania gdzieś pomiędzy tymi dwoma skrajnościami, co pozwala dopasować podział do tego, która strona ma realnie lepsze możliwości w danym miejscu.
Kto za co odpowiada w praktyce
Najprościej zapamiętać logikę na trzech typowych przykładach z transportu drogowego. FCA oznacza, że sprzedawca wydaje towar przewoźnikowi wskazanemu przez kupującego i od tego momentu ryzyko jest już po stronie kupującego, choć główny przewóz organizuje odbiorca. DAP mówi, że sprzedawca dostarcza towar gotowy do rozładunku w umówionym miejscu docelowym, ale to kupujący odpowiada za odprawę importową i jej koszty. DDP przenosi na sprzedawcę niemal wszystko, łącznie z cłem i podatkami w kraju odbiorcy, co bywa wygodne dla klienta, lecz ryzykowne dla nadawcy nieznającego lokalnych procedur. Wybór reguły powinien wynikać z tego, która strona ma lepszy dostęp do przewoźników oraz większą wiedzę o formalnościach na danym rynku, a nie z przyzwyczajenia.
Najczęstsze pomyłki przy stosowaniu reguł
Pierwszy i najczęstszy błąd to wpisywanie reguły bez wskazania konkretnego miejsca, na przykład samo DAP zamiast DAP wraz z dokładnym adresem dostawy, co znów otwiera pole do sporu. Drugi to mylenie przejścia ryzyka z przejściem kosztów, ponieważ w części reguł to nie jest ten sam punkt i towar może już być na ryzyku kupującego, choć transport nadal opłaca sprzedawca. Trzeci to błędne założenie, że każda reguła obejmuje ubezpieczenie, podczas gdy obowiązek jego zawarcia dotyczy wyłącznie CIP oraz CIF. Warto też pamiętać, że Incoterms nie zastępuje umowy sprzedaży i nie reguluje momentu przeniesienia własności towaru. To narzędzie do podziału obowiązków logistycznych, a nie kompletny kontrakt handlowy, dlatego funkcjonuje obok umowy, nie zamiast niej.
Jak dobrać regułę do swojej sytuacji
Jeśli dopiero zaczynasz eksport i nie znasz rynku odbiorcy ani jego procedur celnych, podchodź ostrożnie do DDP, bo bierzesz na siebie odprawę i rozliczenia w obcym kraju. Gdy kupujący dysponuje silną własną logistyką, często wygodniej sprzedać na warunkach FCA i oddać mu organizację głównego przewozu. Przy droższych ładunkach rozważ reguły z obowiązkowym ubezpieczeniem, żeby nie zostać z nieodwracalną stratą. Dobrze dobrana formuła współgra z resztą procesu, dlatego warto ustalać ją razem ze spedytorem już na etapie planowania spedycji, a jej skutki finansowe od razu uwzględnić w kalkulacji kosztów transportu, bo to one ostatecznie decydują o marży na kontrakcie.
