Pierwsza inwentaryzacja, którą prowadziłam, wyglądała tak: sobota, dwadzieścia osób z kartkami, pizza o północy i wynik, w który nikt nie wierzył, więc w niedzielę liczyliśmy jeszcze raz. Różnica między pierwszym a drugim liczeniem: osiemset sztuk.
Od tamtej pory zrobiłam kilkanaście spisów w trzech różnych magazynach i wiem jedno: inwentaryzacja magazynu to nie jest wydarzenie, tylko proces, który zaczyna się miesiąc wcześniej. Oto plan, który u nas działa.
Miesiąc przed: posprzątaj dane, zanim policzysz towar
Największe rozjazdy w spisie nie biorą się z kradzieży ani z liczenia, tylko z bałaganu w danych na długo przed inwentaryzacją. Dlatego cztery tygodnie przed terminem robimy przegląd: dokumenty w toku, czyli niezamknięte przyjęcia, wydania i przesunięcia, wszystko musi zostać zaksięgowane albo świadomie odłożone z adnotacją.
Do tego czyszczenie lokalizacji: towar bez miejsca, miejsca bez towaru, palety-sieroty w strefie przyjęć. Każda taka anomalia znaleziona przed spisem to dziesięć minut oszczędności w dniu liczenia.
Równolegle decyzja, co robimy ze zwrotami i reklamacjami: liczymy osobno, w wydzielonej strefie, z własnymi arkuszami. I jeszcze jedno, o czym zapomina połowa firm: uzgodnienie z księgowością, według czego wyceniamy różnice. Ustalenie tego po spisie kończy się wojną o każdą złotówkę.
Tydzień przed: strefy, zespoły i zasada świeżego oka
Magazyn dzielimy na strefy liczenia, ponumerowane i naniesione na plan hali. Każda strefa dostaje zespół dwuosobowy: jedna osoba liczy i dyktuje, druga zapisuje i kontroluje. Zespoły układamy według zasady świeżego oka, czyli nikt nie liczy strefy, na której pracuje na co dzień. Człowiek, który zna regał na pamięć, widzi to, co powinno tam być, a nie to, co jest.
Zamrożenie ruchu planujemy jak operację: od której godziny nie ma wydań, co z dostawami, które muszą wjechać, gdzie ląduje towar przyjęty w trakcie spisu, w wydzielonej strefie buforowej, liczonej na końcu.
Do tego drukujemy arkusze bez ilości systemowych. To zasada numer jeden uczciwego spisu: liczący nie może wiedzieć, ile powinno być, bo ręka sama dopisze zgodność. Przy skanerach sprawa załatwia się sama, tryb inwentaryzacji pokazuje tylko lokalizację i indeks.
Dzień spisu: rytm, przerwy i drugie liczenie różnic
Start o świcie, odprawa na piętnaście minut: kto, gdzie, jak oznaczamy policzone, do kogo z problemami. Policzona lokalizacja dostaje naklejkę albo zawieszkę, bez tego po trzech godzinach nikt nie pamięta, który regał jest za nami.
Rytm pracy: dwie godziny liczenia, kwadrans przerwy, obowiązkowo. Zmęczona osoba licząca po czwartej godzinie robi więcej błędów, niż nadrabia tempem, sprawdziłam to na własnych wynikach, porównując poranne i popołudniowe strefy.
Różnice obsługujemy od razu, na gorąco: strefa z rozjazdem powyżej ustalonego progu idzie do drugiego liczenia innym zespołem, zanim ktokolwiek pójdzie do domu. Drugie liczenie po tygodniu to fikcja, towar już się poruszał. I zasada, której broniłam u siebie zębami: żadnych domysłów na arkuszach. Jest sztuk 47, piszemy 47, nawet jeśli system twierdzi, że 50 i wszyscy wiedzą, że trzy pewnie leżą gdzieś w strefie wysyłki.
Po spisie: różnice to informacja, nie tylko strata
Raport różnic czytamy w trójkę: magazyn, księgowość, szef logistyki. Najpierw wartości bezwzględne, bo tam boli, potem wzorce, bo tam się człowiek uczy. Niedobory na drobnicy przy strefie kompletacji to zwykle błędy wydań, nie kradzież. Nadwyżki jednego indeksu przy niedoborze podobnego to niemal na pewno pomyłki przy przyjęciu, dwa towary różniące się jedną cyfrą w kodzie.
Systematyczne braki jednej kategorii w jednej strefie: dopiero to jest sygnał do rozmowy o bezpieczeństwie.
Z każdej inwentaryzacji wychodzi u nas lista działań: poprawka etykiet tam, gdzie mylono indeksy, przemodelowanie lokalizacji, które generowały błędy, czasem zmiana procedury przyjęć. Po roku takich pętli różnice spadły nam z ponad procenta wartości magazynu do poziomu, przy którym księgowość przestała robić wielkie oczy. Spis przestał być sądem nad magazynem, a stał się badaniem okresowym.
Inwentaryzacja ciągła: dla tych, którzy nienawidzą sobót
Na koniec alternatywa, do której dojrzewa się po kilku pełnych spisach: inwentaryzacja ciągła, po angielsku cycle counting. Zamiast zatrzymywać magazyn raz w roku, liczy się codziennie mały wycinek: dziś regał A3, jutro strefa zwrotów, w piątek dwadzieścia losowych lokalizacji plus wszystkie, na których system wykrył wczoraj anomalię.
Towary szybkorotujące i drogie liczy się częściej, wolne i tanie rzadziej. Warunki wejścia są dwa: system magazynowy, który prowadzi stany na lokalizacjach, i dyscyplina, żeby dzienne liczenie nie umierało w sezonie, bo martwa procedura jest gorsza od żadnej.
Nagroda jest duża: koniec z zamykaniem magazynu, różnice wykrywane po dniach zamiast po miesiącach i spokojny grudzień. U nas cykl liczy jedna osoba przez czterdzieści minut dziennie. Osiemset sztuk różnicy z mojej pierwszej soboty nie zdarzyło się od tamtej pory ani razu.
