W transporcie mówi się, że pieniądze gubią się na trasie. Po ośmiu latach w administracji firmy przewozowej twierdzę, że gubią się w papierach. Konkretnie: między zleceniem, dokumentami przewozowymi a fakturą.
Faktura za fracht to dokument, przez który przechodzi każda złotówka firmy transportowej, a wystawia się go często w biegu, po nocy, z pamięci. Oto, co w nim musi się zgadzać i co się dzieje, kiedy się nie zgadza.
Trójkąt, który musi się domykać: zlecenie, CMR, faktura
Każdy przewóz zostawia po sobie trzy dokumenty i one muszą opowiadać tę samą historię. Zlecenie transportowe mówi, co obiecano: trasa, fracht, termin płatności, wymagania. List przewozowy potwierdza, co się wydarzyło: daty, miejsca, podpisy, ewentualne zastrzeżenia. Faktura mówi, ile się za to należy.
Większość sporów o płatność, jakie widziałam, nie brała się ze złej woli, tylko z rozjazdu w tym trójkącie. Na zleceniu 2450 zł, na fakturze 2500, bo kierowca zapamiętał inną stawkę. Na CMR data rozładunku o dzień późniejsza niż deklarowana w zleceniu, a od niej liczy się termin zapłaty.
Mój nawyk: zanim faktura wyjdzie z firmy, kładę obok siebie te trzy dokumenty i czytam je jak jedną całość. Dwie minuty, które oszczędzają tygodnie korespondencji.
Co musi być na fakturze, żeby nikt jej nie odesłał
Poza standardem każdej faktury, czyli danymi stron, numerem, datami i kwotami, w transporcie liczą się szczegóły branżowe. Numer zlecenia zleceniodawcy: bez niego księgowość dużej spedycji nie przypisze płatności i dokument utknie. Trasa w formacie skąd dokąd oraz data wykonania usługi, czyli dzień rozładunku, nie dzień wystawienia.
Do tego numer rejestracyjny pojazdu przy zleceniach, gdzie klient tego wymaga, i poprawna stawka VAT, która w transporcie międzynarodowym potrafi być zerowa z odwrotnym obciążeniem u nabywcy.
I rzecz, o którą rozbija się zaskakująco dużo faktur: waluta oraz kurs. Fracht ustalony w euro fakturuje się w euro albo przelicza po kursie z dnia poprzedzającego wykonanie usługi, nie z dnia wystawienia. Różnica bywa niewielka, ale spedytor z automatu odsyła dokument, w którym kurs się nie zgadza, i termin płatności rusza od nowa.
Załączniki: bez nich faktura jest tylko życzeniem
W wielu zleceniach stoi czarno na białym: warunkiem płatności jest komplet dokumentów. Komplet, czyli zwykle oryginał albo czytelny skan CMR z podpisem i pieczątką odbiorcy, czasem dokument WZ, kwit paletowy przy wymianie palet, a przy niektórych ładunkach protokoły temperatury.
Brak jednego kwitu paletowego potrafi zawiesić płatność za cały fracht i to jest zgodne z umową, którą się podpisało w zleceniu.
U nas działa prosta zasada: kierowca fotografuje dokumenty od razu po rozładunku i wysyła na firmowy kanał, zanim odjedzie z rampy. Po pierwsze, od razu widać brak podpisu albo pieczątki, kiedy jeszcze da się to naprawić na miejscu. Po drugie, faktura może wyjść tego samego dnia, a nie tydzień później, kiedy auto wróci do bazy z teczką papierów pod fotelem.
Terminy: 60 dni to nie sugestia, tylko górna granica
W transporcie standardem stały się długie terminy płatności, 45 albo 60 dni od doręczenia kompletu dokumentów. Warto wiedzieć, że przepisy o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym traktują 60 dni jako granicę w relacjach między firmami, a za opóźnienia należą się odsetki i zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
Praktyka? Duzi płacą zwykle w terminie, ale dokładnie w ostatnim dniu. Dlatego dzień wyjścia faktury ma znaczenie: każdy dzień zwłoki z wystawieniem to dzień później na koncie.
Prowadzę do tego jedną tabelkę w arkuszu: data rozładunku, data wysłania kompletu, termin płatności, status. Nic wyrafinowanego, a od trzech lat żadna faktura nam nie przeterminowała się niezauważona. Windykacja zaczyna się u nas od uprzejmego maila w pierwszym dniu po terminie, bo doświadczenie mówi, że kto czeka miesiąc z przypomnieniem, ten uczy kontrahenta, że można nie płacić.
Krótka lista kontrolna przed wysłaniem faktury
Numer zlecenia klienta wpisany? Kwota i waluta zgodne ze zleceniem co do grosza? Data wykonania usługi to data rozładunku z CMR? Stawka VAT właściwa dla rodzaju przewozu? Komplet załączników zgodny z listą ze zlecenia, podpisy i pieczątki czytelne?
Do tego adres wysyłki: część firm przyjmuje faktury wyłącznie na dedykowaną skrzynkę albo przez platformę, a dokument wysłany gdzie indziej formalnie nie istnieje.
Ta lista wisi u nas nad biurkiem wydrukowana i wygląda banalnie. Tyle że odkąd wisi, odsetek faktur odesłanych do poprawy spadł u nas z kilkunastu procent do pojedynczych przypadków w roku. W firmie, która żyje z marży kilku procent na frachcie, taka kartka robi różnicę między płynnością a nerwowym grudniem.
